כיצד כדאי לשלוח אישורי הגעה לחתונה?

מצד אחד, אישורי הגעה לחתונה יכולים לעשות סדר בכל מה שקשור לניהול הנכון של האירוע. אבל מצד שני, חשוב גם לבחור את הדרכים הנכונות שבאמצעותן תעבירו את האישורים הללו לאורחים שלכם – המשיכו לקרוא. 

כמה מילים על אישורי הגעה לחתונה בדרכים קלאסיות 

בין אם אתם מתכננים את החתונה שלכם בגן אירועים, באולם נוצץ או בכלל על חוף הים בשקיעה, ישנן כמה וכמה דרכים בימינו לשלוח אישורי הגעה לחתונה. קודם כל, ישנה האפשרות הקלאסית ביותר – להתחיל להתרוצץ בין בתים של אורחים ולהזמינם אישית. האמת? לא מעט טרחה, זמן יקר ומשאבי אנרגיה, אבל מאוד מחמם את הלב. עם זאת, גם אם אתם בוחרים בשיטה הקלאסית הזו, בכל מקרה כדאי לצרף לאורחים את האופציה לאשר הגעה בזמנם החופשי. במילים אחרות, גם כאשר תמסרו אישית את ההזמנות שלכם, קחו בחשבון שבד”כ לא תוכלו לקבל תשובה מיידית בנוגע לאישור ההזמנה. לכן, בצמוד למסירה אישית כדאי גם לשלוח אישור הגעה ב-סמס, וואטסאפ, אימייל וכולי. 

בדיגיטל – מה כולל אישור הגעה לחתונה?

בעוד שבימינו ישנן גם דרכים דיגיטליות להזמין את האורחים לאירוע. למשל, באמצעות הודעות SMS או וואטסאפ, כאשר אלו הן הדרכים הפשוטות והנוחות ביותר. כל שעליכם לעשות הוא להכין הודעה עם הפרטים הבאים:

שם האירוע או ה”קונספט’, כמו למשל: “חתונת יוסי ומורן לאור שקיעה בחוף הרצליה”

תאריך ושעה מדויקים של האירוע, כולל המלצת הגעה מוקדמת במקרה של סידורי חניה.

כתובת מדויקת של האירוע, כולל אפשרות סנכרון בקליק ל-WAZE. 

סימון V בריבוע נפרד של אישורי הגעה לחתונה, כאשר סימון זה מסתנכרן במערכת אטנדינג.

אישורי הגעה טלפוניים לחתונה – במקביל ולא במקום

אישורי הגעה לחתונה יכולים להיעשות גם באמצעות שיחות טלפון, ויש היגידו כי זוהי הדרך הטובה ביותר לקבל תשובות חד משמעיות מהאורחים. עם זאת, היא גם דורשת זמן ומאמץ רב יותר, ככה שההמלצה היא לקבל סיוע מאת גורם חיצוני, כלומר צד ג’. נציין ונדגיש, צוות אטנדינג מספק גם את השירות מהסוג הזה, אשר כולל וידוא הגעת אורחים באמצעות שיחות טלפוניות. אם אתם בוחרים להשתמש בשירות של אישורים טלפוניים לחתונות, חשוב לשלוח במקביל את אישורי ההגעה מוקדם מספיק. באופן כללי, מומלץ להתחיל לשלוח את אישורי ההגעה כ-10 – 15 ימים לפני האירוע. ככל שהאירוע מתקרב, נניח ימים ספורים לקראתו, אפשר כבר להתחיל עם אישורי ההגעה הטלפוניים. 

לסיכום: Attending – טיפים ושירותים נוספים שכדאי להכיר 

בסיכומו של דבר, זה הכל עניין של סדר. ככל שניהול האירוע ותכנונו יהיו מסודרים ויעילים יותר, ככה יתבטא אצלכם החיסכון הכספי בכיסים. לכן, אנחנו ממליצים לקחת בחשבון את הטיפים הבאים: 

השתמשו בטבלת אקסל: ניתן לסנכרן בין מערכת אטנדינג לבין טבלת אקסל, מה שיאפשר לכם לעקוב אחר התשובות של האורחים בצורה מסודרת.

הוסיפו תאריך יעד: ספקו לאורחים תאריך יעד להגיב לאישור ההגעה, ולאחר תאריך זה התחילו בווידוא טלפוני. 

היו סבלניים: לא כולם יענו מיד לאישור ההגעה שלכם, אז קחו בחשבון מרווח מסוים של קבלת תשובה. 

אם אתם מעוניינים להקל על עצמכם את המשימה, תוכלו לשכור שירותי אישורי הגעה לחתונה מחברת אטנדינג, המספקת גם שירותי הזמנות דיגיטליות, סידורי הושבה לאירועים ע”י דיילות, הפקדת מתנות באשראי לאירועים ועוד. אנו מציעים מגוון שירותים, כולל שליחת הודעות טקסט, שיחות טלפון, וואטסאפ וכן מערכת ניהול מידע המאפשרת לעקוב אחר התשובות של האורחים שלכם. צרו עמנו קשר למידע נוסף.