מדוע אישורי הגעה לאירוע חיוניים בכל סוגי האירועים?

הזמנה דיגיטלית לאירועים ואישורי הגעה הם שני אלמנטים מהותיים בתכנון של כל אירוע, בין אם עסקי או פרטי. אישורי הגעה לאירוע מאפשרים לכם לשלוט בצורה מדויקת באופן שבו האירוע מתנהל, תוך שהבקרה על אישורי ההגעה מתאפשרת באמצעות מערכת אטנדינג – המשיכו לקרוא. 

כמה מילים: הזמנה דיגיטלית ואישורי הגעה לאירועים

רגע לפני שנרחיב על היתרונות של אישורי הגעה לאירוע, נציין כי הזמנה דיגיטלית מהווה בימינו את אחת הדרכים הכי נוחות ויעילות לשלוח הזמנות לאירועים. מעבר לכך שהזמנה זו מאפשרת לבעלי האירוע לקבל אישורי הגעה מהאורחים בצורה קלה ומהירה, הזמנה זו מאפשרת גם להנות מיתרונות נוספים. למשל:

נוחות: האורחים יכולים לקבל את ההזמנה מיד לאחר שנשלחה, להשיב לה ולאשר הגעה בקלות באמצעות ממשק קל מאוד ואינטואיטיבי לשימוש.

יעילות: ההזמנה חוסכת זמן ומאמץ לבעלי האירוע, כמו גם חוסכת נייר.

חסכונית: הזמנה דיגיטלית אינה מצריכה עלויות הדפסה או עלויות משלוח. 

ירוקה: הזמנה דיגיטלית אינה גורמת לזיהום סביבתי.

אז, מהם אישורי הגעה לאירוע ולמה צריך אותם?

במילים פשוטות, אישורי הגעה לאירוע חשובים כדי לדעת כמה אורחים צפויים להגיע. בתוך כך, אישורי הגעה לאירועים יכולים להתקבל באמצעות מספר דרכים, כגון: דואר אלקטרוני, הודעת טקסט (SMS), וואטסאפ (WhatsApp) וכן באמצעות הטלפון. בין אם אתם בוחרים בדרך הזו או האחרת לקבל את אישורי ההגעה שלכם, תוכלו להנות מכמה יתרונות חשובים. למשל, תוכלו לתכנן את האירוע בצורה טובה יותר מבחינת כמות האוכל והמשקאות, גודל מקום האירוע בהתאם לכמות המוזמנים המאושרת ועוד. כמו כן, תוכלו לשלוח הזמנה אישית יותר לאורחים הכוללת אפילו שיר מוקדש אם תרצו.

כיצד מנהלים אישורי הגעה לאירוע? (גם מס’ טיפים!)

ניהול אישורי הגעה לאירוע יכול להתבצע ב-2 דרכים עיקריות:

ניהול אישורי הגעה לאירוע אונליין, מה שמתאפשר באמצעות מערכת Attending. 

ניהול אישורי הגעה לאירועים באמצעות קובץ אקסל שניתן לממשק ולסנכרן עם מערכת אטנדינג. 

כמו כן, יש לקחת בחשבון כי ניהול נכון של האישורים צריך לכלול, מלכתחילה, את יצירת ההזמנה בצורה נכונה. לכן, ריכזנו עבורכם מס’ טיפים ליצירת הזמנה דיגיטלית לאירוע:

השתמשו בתמונות באיכות גבוהה כי הן מאפשרות למשוך את תשומת הלב של האורחים.

הוסיפו מידע מפורט ככל הניתן, כולל מועד ומקום האירוע ואפילו קוד לבוש אם יש כזה. 

שלחו את ההזמנה מוקדם ככל שאפשר, כדי לתת לאורחים מספיק זמן להתכונן.

לסיכום, מהי הדרך המומלצת לקבל אישורי הגעה לאירוע?

בסיכומו של דבר, הדרך המומלצת ביותר לקבל אישורי הגעה לאירוע היא הדרך אשר משמשת את האורחים שלכם. לדוגמה, אם אתם יודעים שהאורחים שלכם הם קהלים צעירים שמשתמשים יותר בוואטסאפ מאשר במייל, אז כמובן שיהיה עדיף להשתמש בוואטסאפ. אם האירוע הוא עסקי במהות שלו, אולי אפילו כנס, אז ייתכן כי אישורי הגעה באמצעות דוא”ל יהיו התשובה הנכונה עבורכם.  בין אם אתם בוחרים בדרך הזו או האחרת לקבל את האישורים, צוות ‘אטנדינג’ ממליץ לבדוק גם את הרלוונטיות של שירותים כמו: סידורי הושבה, מתנות באשראי ועוד. עם הניהול הנכון, האירוע יקבל את הגוון המדויק ביותר שלו.